Projektipäällikkö vastaa siitä, että projektin eri vaiheet sujuvat tehokkaasti ja asiakas saa sitä, mitä tilaa, ilman viiveitä. Kun kyseessä on kielipalvelualan projekti, asiantuntija tuottaa tarjottavan palvelun omalla osaamisellaan. Jotta tätä osaamista pystyy tehokkaasti hallinnoimaan, on hyvä tietää yhtä jos toistakin itse substanssista, eli esimerkiksi kääntämisestä tai tulkkauksesta. Projektipäällikön työ on keskeinen osa kielipalvelun tuottamista, ja kun projektipäällikkönä on kieliasiantuntija, työ tehostuu entisestään.

Projektinhallinta on myös asiakasviestintää

Kielipalveluyrityksessä projektipäällikkö hallinnoi projekteja, kuten käännös- ja tulkkaustöitä. Hänen työnkuvaansa voi kuulua esimerkiksi tarjousasiakirjojen laatiminen, käännös- ja tulkkaustöiden aikataulutus ja resursointi, ohjeistusten laatiminen, tietokantojen ylläpito, laadunvalvonta, töiden palautus asiakkaalle, laskutus ja raportointi.

Usein kielipalveluyrityksen projektipäällikkö on asiakkaiden yhteyshenkilö kaikissa projekteihin liittyvissä asioissa. Asiakkaalla saattaa olla kiperiäkin kysymyksiä ostamastaan kielipalvelusta. Monesti asiakkaalla ei ole ymmärrystä kielipalvelualasta, vaan hän luottaa osaamisen löytyvän palvelutarjoajalta. Tässä tilanteessa on hyvä, että asiakas saa heti alusta lähtien asiantuntevia neuvoja ja tukea kielipalveluiden tilaamiseen.

Kun projektipäällikkö pystyy kommunikoimaan asiakkaan kanssa ei vain projektinhallinnan asiantuntijana vaan myös kieliasiantuntijana, asiakas saa hyvän kuvan palveluntarjoajan osaamisesta.

Asiakas voi tilatessaan lähteä liikkeelle vaikka toteamalla, että tarvitsee käännöksen tekstilleen, ja projektipäällikkö osaa selvittää tarvittavat tarkemmat tiedot tehokkaasti. Jos taas asiakkaan toiveet ovat kohtuuttomat, tarvitaan neuvottelutilanteeseen ymmärrystä kielipalveluiden tuottamiseen liittyvistä realiteeteista. Silloin asiakkaan kanssa voidaan neuvotella ratkaisu, joka on sekä toteutettavissa että vastaa mahdollisimman tarkkaan asiakkaan toiveita. Jos esimerkiksi asiakas on arvioinut kääntämiseen tarvittavan ajan aivan pieleen, projektipäällikkö tunnistaa mahdottoman tilanteen ja osaa tarjota erilaisia ratkaisuja asiakkaalle.

Entäpä jos toisessa päässä onkin alaa tunteva henkilö? Hän saattaa puhua käännösmuistivastaavuuksista, sanastoista, taustamateriaaleista ja kielen konventioista. Alaa ymmärtävä projektipäällikkö osaa tarttua tähän keskusteluun käden käänteessä ja antaa oman panoksensa siihen.

Kun projektipäällikkö pystyy kommunikoimaan asiakkaan kanssa ei vain projektinhallinnan asiantuntijana vaan myös kieliasiantuntijana, asiakas saa hyvän kuvan palveluntarjoajan osaamisesta.

Projektipäällikkö takaa sujuvat prosessit

Kun asiakkaan, organisaation ja työn suorittajien eli kieliasiantuntijoiden kontaktipisteenä on projektipäällikkö, joka on itsekin kieliasiantuntija, ei aikaa tuhlaudu turhiin selvittelyihin. Projektipäällikön ei esimerkiksi tarvitse kysyä kääntäjältä tarkennusta niin usein, eikä kääntäjän tarvitse pyytää lisätietoja, kun projektipäällikkö on jo selvittänyt kaiken tarpeellisen asiakkaalta.

Hyvä projektipäällikkö osaa suodattaa asiakkaan tarjoamasta informaatiosta juuri sen, mitä kääntäjä tai muu kieliasiantuntija tarvitsee hoitaakseen työnsä kunnolla, ja tarvittaessa kysyä tarkennuksia. Monesti esimerkiksi tarvitaan tietynlaista tausta-aineistoa työn suorittamiseen ja toisaalta toisenlainen tausta-aineisto voi olla turhaa. Sama pätee myös toisin päin. Tehokas projektipäällikkö osaa laatia asiantuntevat ohjeistukset ja ymmärtää kieliasiantuntijan tarpeet. Hän osaa arvioida työhön tarvittavaa aikaa ja laatia aikatauluja tehokkaasti. Hän pystyy myös tarkkailemaan prosessin sujumista ja tekemään laadunhallintaa.

Lisäksi projektipäällikön roolissa toimivan kieliasiantuntijan on mahdollista suorittaa pieniä palvelun sisältöön liittyviä tehtäviä, kuten kielentarkistaa alihankkijoiden tekstejä tai kääntää jonkin pienen unohtuneen pätkän käännösmuistin avulla. Tämä kaikki nopeuttaa palvelun tuottamiseen liittyviä prosesseja.

Projektipäällikkö vaikuttaa myös laatumielikuvaan

Palvelun laatuun vaikuttaa vahvasti se, millainen kuva tilaajalla, palvelutarjoajalla ja työn suorittajalla on tarjottavasta palvelusta. Asiantunteva projektipäällikkö pystyy varmistamaan, että kaikilla osapuolilla on selkeä kuva palvelun sisällöstä. Hän ei lupaa asiakkaalle liikoja tai liian vähän, vaan pystyy arvioimaan luotettavasti mahdollisuuksia ja myös osallistumaan laadun kehittämiseen. Kun koko projektin kulusta on kattava kuva, on helppo tunnistaa kehityskohteita ja ideoida ratkaisuja.

Projektipäällikkönä toimiva kieliasiantuntija on keskeinen osa palvelujen tuottamista. Hän puhuu yrityksen kieltä ja antaa panoksensa kielipalvelutoiminnan suunnitteluun. Ja mikä tärkeintä: hänellä ei mene kieliaiheiset sisäpiirivitsit yli hilseen.

Kirjoittaja on työskennellyt kielipalveluyrityksen projektipäällikkönä.